Datenschutzrechtliche Informationen zum Namenswettbewerb Forschungsschiff des Departments Maritime Systeme (MTS)

Diese datenschutzrechtliche Information beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Namenswettbewerbs zum Forschungsschiff an der INF, Department Maritime Systeme der Universität Rostock. 

Damit kommt die Universität Rostock ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. 

 

(I) Name und Kontaktdaten des/der Verfahrensverantwortlichen 

1. Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die: 

Universität Rostock 

gesetzlich vertreten durch den Rektor 

Prof. Dr. Wolfgang Schareck

Universitätsplatz 1 

18055 Rostock 

Tel.: +49 (0)381 498 1000 

E-Mail: rektor@uni-rostock.de

 

2. Die konkrete datenverarbeitende Stelle ist das Department MTS. Ansprechpartnerin ist Frau Dr. Heike Link und der Leiter des Departments MTS Herr Prof. Dr. Hendrik Schubert.

Kontaktdaten: 

Dr. Heike Link

Koordination Department Maritime Systeme

Albert-Einstein-Str. 21

18059 Rostock 

Tel.: 0381 498-8921 

mts@uni-rostock.de 

 

(II) Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten 

Die Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Dr. Katja Fröhlich. 

Kontakt: 

Universität Rostock 

Stabsstelle Datenschutz und Informationssicherheit,

Albert-Einstein-Str. 22 (Konrad-Zuse-Haus), 

Raum 104 

18059 Rostock 

Tel.: +49 (0) 381 498 8333 

E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-rostock.de  

 

(III) Namenswettbewerb Forschungsschiff

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

1.1.  Teilnahme über unser Online-Formular

Auf unserer Internetseite ist ein Dateneingabeformular vorhanden, das für die elektronische Erfassung von Namensvorschlägen für das Forschungsschiff und personenbezogenen Daten der/s Vorschlagenden (also Teilnehmenden am Wettbewerb) genutzt wird.

Nehmen Sie am Wettbewerb teil, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Es werden ausschließlich Daten erhoben, die im Zuge Ihrer Anmeldung und zur Durchführung des Wettbewerbs notwendig sind. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden dabei beachtet.
 
a. Im Einzelnen erhoben werden:

  • Vor- und Zuname des/r Teilnehmenden
  • Anschrift
  • Email-Adresse
  • Namensvorschlag Schiff
  • Freitextfeld "Begründung Namensvorschlag"

b. Im Zeitpunkt der Absendung des Online-Anmeldeformulars werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Datum und Uhrzeit des Formularversands
  • IP-Adresse 

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese datenschutzrechtliche Information verwiesen.
 
Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten gelangen diese direkt über eine verschlüsselte Verbindung auf einen Server des universitätseigenen IT- und Medienzentrums (ITMZ).

Name, Email-Adresse und Anschrift eines/r Teilnehmenden werden nach Einreichung eines Namensvorschlags zusammen mit dem Vorschlag in einer nummerierten Liste (Excel) auf einem lokalen Rechner abgelegt. Die nummerierten Vorschläge (ohne personenbezogene Daten) werden der Jury des Namenswettbewerbs (Prof. Dr. Irmgard Blindow (Universität Greifswald), Prof. Dr.-Ing. Jens Ladisch (Prorektor für Forschung und Entwicklung, HS Stralsund), Dr. Heike Link (Department Maritime Systeme, Universität Rostock), Prof. Dr.-Ing. Reinhard Müller (Schifffahrtsinstitut Warnemünde, HS Wismar), Prof. Dr. Wolfgang Schareck (Rektor, Universität Rostock), Prof. Dr. Inna Sokolova (Department Maritime Systeme, Uni Rostock), Änderungen vorbehalten) zur Auswahl des gewinnenden Vorschlags zugänglich gemacht. Nach Auswahl des gewinnenden Vorschlags sowie der weiteren Gewinner ('Trostpreise') werden diese über die Nummerierung wieder den Teilnehmenden zugeordnet. Email-Adresse bzw. Anschrift des/r Teilnehmenden wird zur Benachrichtigung des Gewinns genutzt. Namen und Wohnorte (nicht Straße) der Gewinner sollen in einer Pressemitteilung über den Gewinn veröffentlicht werden. Alle personenbezogenen Daten werden sechs Monate nach Einsendeschluss des Wettbewerbs gelöscht.

 
Die Universität Rostock setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die von Ihnen erhobenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
 
Wenn Sie an unserem Namenswettbewerb online teilnehmen, kommunizieren Sie mit uns elektronisch. Wir werden Sie im Falle des Gewinns per E-Mail benachrichtigen. Sie stimmen zu, E-Mails von uns zu erhalten und Sie stimmen zu, dass alle Kommunikation, die wir Ihnen per E-Mail senden keiner weiteren Schriftform bedarf, es sei denn zwingend anzuwendende gesetzliche Vorschriften erfordern eine andere Form der Kommunikation.
 

1.2. . Teilnahme auf dem Postweg

Sie haben die Möglichkeit, einen Namensvorschlag per Brief an MTS (siehe I.2) zu schicken, also postalisch teilzunehmen.

Nehmen Sie am Wettbewerb postalisch teil, so wird Ihre Kontaktadresse in Papierform zum Zweck einer evtl. Gewinnbenachrichtigung bei uns aufbewahrt. Namen und Wohnorte (nicht Straße) der Gewinner sollen in einer Pressemitteilung über den Gewinn veröffentlicht werden. Bei Eingang des Briefs wird der Namensvorschlag mit Begründung pseudonymisiert elektronisch erfasst. Personenbezogene Daten (Kontaktdaten) werden nicht elektronisch erfasst. Die Zuordnung zur Papierform erfolgt über einen Code. Sechs Monate nach Einsendeschluss des Wettbewerbs werden alle Zusendungen in Papierform vernichtet.

Wenn Sie an unserem Namenswettbewerb postalisch teilnehmen, kommunizieren Sie mit uns per Brief. Wir werden Sie im Falle des Gewinns per E-Mail (sofern hinterlegt) oder Brief benachrichtigen. Sie stimmen zu, Post oder E-Mails von uns zu erhalten und Sie stimmen zu, dass alle Kommunikation, die wir Ihnen per Post oder E-Mail senden keiner weiteren Schriftform bedarf, es sei denn zwingend anzuwendende gesetzliche Vorschriften erfordern eine andere Form der Kommunikation.

Zusendungen ohne Einwilligung zur Nutzung der Kontaktadresse im Falle eines Gewinns können leider nicht berücksichtigt werden.

 

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DSGVO in Verbindung mit der von Ihnen im Rahmen des Absendevorgangs erteilten Einwilligung.
 

3. Zweck der Datenverarbeitung und Zugriffsrechte

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Benachrichtigung der Gewinner des Namenswettbewerbs, sowie der Veröffentlichung der Gewinner in einer Pressemitteilung Wohnorte werden zur Auswertung des geographischen Teilnehmerkreises genutzt (ohne Personenbezug).

Die personenbezogenen Daten werden durch das Department MTS der INF der Universität Rostock verarbeitet, das Initiator der Befragung ist (Ansprechpartnerin: Dr. Heike Link). Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben nur Frau Dr. Link und der Leiter des Departments MTS, Prof. Dr. Schubert sowie die Personen, die für die technische Verfahrensadministration verantwortlich sind. 
 
Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten (s.o. III.1.1.b.) dienen dazu, einen Missbrauch des Online-Anmeldeformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten.
 

4. Dauer der Speicherung 

Die elektronisch erhobenen Daten werden sechs Monate nach Einsendeschluss des Wettbewerbs gespeichert. Zusendungen in Papierform mit Kontaktdaten werden sechs Monate nach Einsendeschluss des Wettbewerbs vernichtet.

 

5. Widerrufs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung führt zur Unzulässigkeit der Speicherung. Er entzieht der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung mit Wirkung für die Zukunft die Rechtsgrundlage.

Nehmen Sie per E-Mail Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden und im Falle des Gewinns keine Benachrichtigung und Aushändigung des Gewinns erfolgen.
 
Der Widerruf ist grundsätzlich an die Datenschutzbeauftragte der Universität Rostock zu richten (Kontaktdaten s.o. II.). Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
 

 

(IV) Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen: 

  1. das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO); 
  2. das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO); 
  3. das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO 
  4. das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen; 
  5. das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO
  6. das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 EU-DSGVO)
  7. Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO): 

 

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern 

Schloss Schwerin 

Lennéstraße 1 

19053 Schwerin 

Telefon: +49 (0)385 59494 0 

Telefax: +49 (0)385 59494 58 

E-Mail: info@datenschutz-mv.de